Informativa sul trattamento dei dati personali

Categoria di soggetti interessati: CANDIDATI POSIZIONI LAVORATIVE.

Ai sensi degli artt. 13 e 14 del Regolamento (UE) 2016/679 (GDPR – General Data Protection Regulation) e della normativa italiana vigente

1 Perché queste informazioni

La presente informativa descrive come le aziende, Titolari o Contitolari del trattamento, tratteranno i suoi dati personali (per brevità anche solo “i suoi dati”) nel contesto delle attività di ricerca e selezione di personale in relazione alla valutazione della sua candidatura lavorativa inviata spontaneamente, indipendentemente dalle necessità di ricerca specifica da parte delle aziende stesse.

2 Titolari o Contitolari del trattamento e dati di contatto

Quando due o più Titolari del trattamento determinano congiuntamente le finalità e i mezzi del trattamento, allora si configura un rapporto di Contitolarità del trattamento, ai sensi dell’art. 26 del GDPR, per cui:

• la Società ICA spa, nella persona del suo legale rappresentate pro-tempore, con sede in Via del Litografo 7 – 40138 Bologna – Tel. +39 0516017011– P. IVA – C.F.03452680378 – Reg. Imprese Bologna n. 292514 e-mail: privacy@icaspa.it.
• la Società ICA TECH srl, nella persona del suo legale rappresentante pro-tempore, con sede in Via del Battirame 6 – 40138 Bologna – Tel. +39 051 6017011– P. IVA – C.F. – Reg. Imprese Bologna n. 04284510379 – e-mail: privacy@icaspa.it.

di seguito, disgiuntamente il/i Titolare del trattamento o congiuntamente i Contitolari del trattamento.

3 Finalità, base giuridica e natura del trattamento

Indipendentemente che il curriculum vitae (d’ora in poi, anche “curriculum” o “CV”) sia indirizzato ad uno dei Titolari, il trattamento dei dati personali sarà condiviso dai Contitolari, sopra elencati, ed effettuato per le seguenti finalità, con i corrispondenti criteri di liceità del trattamento:

In questo modo, la sua candidatura sarà valutata da tutti i Contitolari e può accadere che sia contattato, per un colloquio conoscitivo, da una delle Società – Contitolari del trattamento – anche diversa da quella a cui aveva inviato direttamente il suo curriculum.

Il conferimento dei dati personali per le finalità descritte al punto 3.1 è obbligatorio ed il loro mancato, parziale o inesatto conferimento potrà avere, come conseguenza, l’impossibilità di evadere sue specifiche richieste e di dare corso a qualunque obbligo derivante dal contratto di assunzione.

Sempre in relazione alle finalità descritte al punto 3.1, con specifico riferimento alle “categorie particolari” di dati personali, si precisa che il relativo conferimento è necessario per dare corso ad obbligazioni connesse all’eventuale conclusione del contratto di lavoro (quali uno stato generale di salute – assenza per malattia, maternità, infortunio o l’avviamento obbligatorio – idoneità o meno a determinate mansioni – quale esito espresso dal personale medico a seguito di visite mediche preventive/periodiche o richieste da Lei stesso/a e altri dati particolari inseriti nel proprio curriculum vitae). Per questa tipologia di trattamento il conferimento dei dati è sempre obbligatorio, con riferimento a comunicazioni circa il proprio stato di salute che potrebbe determinare l’idoneità o meno alle mansioni per le quali è stata espressa la candidatura, per cui non è necessario l’espressione del suo consenso, in quanto saranno trattati in virtù dell’eccezione prevista dalla legge [Reg. UE n. 679/16, art. 9.2, lett. b] e nel rispetto del Provvedimento adottato dal Garante Privacy recante le Prescrizioni relative al trattamento di “categorie particolari” di dati, ai sensi dell’art. 21, comma 1 del D.lgs. 10 agosto 2018, n. 101 del 5 giugno 2019.

Tali “categorie particolari” di dati personali, saranno trattate dai Contitolari in conformità alla normativa in materia di protezione dei dati e nel rispetto degli obblighi di correttezza, liceità trasparenza e riservatezza.

4 Creazione di un profilo professionale

La creazione di un profilo professionale dei candidati, in relazione alle caratteristiche presenti nel CV o raccolte in fasi successive della selezione – quali formazione, esperienza professionale pregressa, interessi personali e attitudini ai fini dell’orientamento a specifici mansioni, permette alle Società Contitolari di ottimizzare e rendere più efficace la ricerca e selezione di personale compatibile con le eventuali mansioni ricercate, nonché di offrire opportunità di lavoro, in linea con i profili dei candidati, anche per necessità future.

Le decisioni di selezione e assunzione delle candidature vengono esaminate e condotte da personale membro dello staff di reclutamento delle Società Contitolari e nessuna decisione automatizzata, relativa alla candidatura, viene presa senza revisione da parte dello specifico personale autorizzato.

5 Tipologie di dati trattati

Per le finalità sopracitate possono essere oggetto di trattamento le seguenti categorie di dati:

1. Dati anagrafici, indirizzo ed altri recapiti, codice fiscale, istruzione ed esperienze professionali presenti nel CV, lettere di presentazione o altri materiali, quali fotografie o registrazioni video, e quanto altro necessario anche in relazione alla sua posizione previdenziale e contributiva ed eventuali presupposti per assegni familiari;
   1. Altre informazioni raccolte dal selezionatore incaricato dai Contitolari, in relazione all’esito del colloquio conoscitivo o ricavate tramite ricerche presenti in banche dati pubbliche (quali dati forniti da società di collocamento, social network, a titolo esemplificativo e non esaustivo LinkedIn) e ritenute utili per la definizione del profilo professionale;
   1. Dati idonei a rilevare lo stato di salute (certificazioni di malattia, infortunio, maternità, malattia professionale, appartenenza a categorie protette, sorveglianza sanitaria ai sensi delle norme di igiene e sicurezza sul lavoro);
   1. Dati idonei a rilevare adesioni sindacali ed associative, attività o incarichi sindacali, svolgimento di funzioni pubbliche, gestione di quote associative o sindacali o politiche;
   1. Dati idonei a rilevare l’origine razziale ed etnica, le convinzioni religiose o filosofiche ovvero l’adesione a organizzazioni di carattere religioso o filosofico;

Inoltre, non verranno cercati, raccolti e trattati ulteriori “categorie particolari” di dati personali, oltre a quelli inserite nel CV, e il conferimento di quelli che non risultano necessari all’eventuale assunzione (ad esempio partecipazione ad associazioni di volontariato di natura politica, sindacale, filosofica o religiosa) è facoltativo e la base giuridica risulta essere il consenso espresso da parte dell’interessato.

Resta inteso che qualora Lei dovesse inviare ai Contitolari del trattamento dati eccedenti, rispetto a quelli necessari alla mera finalità di valutare la sua candidatura o non ha espresso il consenso per quelli ulteriori, appartenenti alle categorie particolari, tali dati verranno cancellati.

I suoi dati sono raccolti direttamente da lei tramite l’invio del curriculum oppure ricavati tramite banche dati pubbliche, come sopra specificato, o durante l’eventuale fase di selezione attraverso un possibile colloquio conoscitivo.

6 Modalità del trattamento

La raccolta ed il trattamento dei dati personali ha luogo con l’ausilio di mezzi cartacei, elettronici, informatici o via web e la registrazione video recruiting sarà utilizzata solo previo accordo e specifica informativa, nel rispetto degli obblighi di correttezza, liceità e trasparenza.

I dati verranno raccolti e trattati esclusivamente da personale a ciò specificamente autorizzato e vincolato ad un obbligo di riservatezza e sono attualmente archiviati presso la sede dei Contitolari del trattamento.

Tutte le operazioni di trattamento dei dati sono attuate in modo da garantire l’integrità, la riservatezza e la disponibilità dei dati.

7 Periodo di conservazione dei dati

I dati personali sono conservati su supporto cartaceo e/o su database informatici accessibili solo dalle persone autorizzate.

I dati saranno conservati per il tempo necessario al conseguimento delle finalità del trattamento, nel rispetto del principio di minimizzazione di cui all’art. 5 GDPR e per un periodo successivo non superiore ad un anno.

8 Destinatari dei dati

I dati personali potranno essere comunicati alle seguenti categorie di soggetti (“destinatari”):

• a tutti quei soggetti (ivi incluse le Pubbliche Autorità ed organi di vigilanza e controllo) che hanno accesso ai dati personali in forza di provvedimenti normativi o amministrativi;
• soggetti, pubblici e/o privati, persone fisiche e/o giuridiche (quali compagnie di assicurazione, periti, Uffici Giudiziari, Camere di Commercio, Camere ed Uffici del Lavoro.), qualora la comunicazione risulti necessaria o funzionale al corretto adempimento degli obblighi contrattuali assunti, nonché degli obblighi derivanti dalla legge.

Le categorie di soggetti che precedono tratteranno i dati in qualità di titolari autonomi del trattamento.

In aggiunta a quanto precede, per il perseguimento delle finalità sopra descritte, i dati personali potranno essere resi conoscibili a soggetti terzi che operano per conto dei Contitolari quali, a titolo meramente esemplificativo e non esaustivo:

• a società, consulenti o professionisti eventualmente incaricati dell’installazione, della manutenzione, dell’aggiornamento e, in generale, della gestione dei sistemi informativi e telematici;
• a società, consulenti o professionisti eventualmente incaricati della prestazione di servizi per i Contitolari;

Un elenco nominativo e aggiornato dei soggetti nominati quali responsabili del trattamento è disponibile presso la sede dei Contitolari.

9 Trasferimento dei dati verso Paesi Terzi

I suoi dati non verranno trasferiti al di fuori dell’Unione europea, fatti salvi gli specifici casi per i quali i Contitolari adotteranno adeguate garanzie e opereranno in conformità alle disposizioni di legge applicabili.

10 Diritti degli interessati

Gli interessati hanno il diritto di ottenere dai Contitolari, nei casi previsti, l’accesso ai propri dati personali e la rettifica o la cancellazione degli stessi o la limitazione del trattamento che li riguarda o di opporsi al trattamento (artt. 15 e ss. del Regolamento). L’apposita istanza è presentata contattando uno dei Contitolari agli indirizzi presenti nei dati di contatto. L’interessato ha il diritto di proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali e, con riferimento all’art. 6 paragrafo 1, lettera a) e art. 9, paragrafo 2, lettera a), ha il diritto di revocare in qualsiasi momento il consenso prestato.

La preghiamo, inoltre, di spuntare le caselle di controllo di presa visione e comprensione della privacy policy e informativa nonché dei relativi consensi, in calce al modulo di richiesta informazioni, rispettivamente come attestazione di ricevuta delle informazioni sopra esposte e come espressione di libero consenso in riferimento alle finalità per cui il conferimento dati ha natura facoltativa.

Il presente avviso naturalmente non esclude che altre informazioni siano date verbalmente o per iscritto agli interessati al momento della raccolta dei dati o in fasi successive.

11 Aggiornamento

L’eventuale entrata in vigore di nuove normative applicabili, come anche il costante esame di nuove esigenze, potrebbe comportare la necessità di variare le modalità di trattamento dei dati personali.

In riferimento a tali circostanze, il Titolare si riserva il diritto di modificare parzialmente o completamente la presente informativa sulla protezione dei dati o semplicemente di aggiornare il contenuto.

Il Titolare pubblicherà eventuali aggiornamenti sul Sito e la data della revisione, presente in testata della pagina, indicherà l’entrata in vigore degli aggiornamenti.